「我對你無能的細節不感興趣。」是電影《穿著PRADA的惡魔》，時尚主編米蘭達數落員工的台詞，沒想到，我會在授課的公司聽到。
有次去中部一家傳統產業講授「駐足思考」表達課程，我問老闆為何要讓員工學習「駐足思考」？他說因爲他的員工報告常常解釋過多的細節，浪費他許多時間，所以想強化他們的口語表達能力。
他同時也告訴我，他有交代部屬，如果要找他報告事情，請先想清楚要說的重點是什麼？如果沒法在三分鐘內講到重點，就不要來找他。
他很嚴厲地告訴員工，永遠要記住這句話：「我對你們無能的細節不感興趣。」
許多人常抱怨老闆沒耐性聽自己說話，但換個角度想，如果每個員工去找老闆報告，講了十分鐘都還講不到重點，一天只要有十個這樣的人，老闆不就浪費了快兩個小時。
如果一天有三十個，老闆光聽報告一整天就沒了。所以，我們要跟老闆報告前，一定要想清楚如何簡潔有力地表達，幫老闆節省時間以利他做決策，才是上策。
好在現在有許多表達的架構可以套用，以下是三種職場常用的表達思路，可以幫你把表達的內容化繁為簡，讓老闆聽到重點。
5W1H
Why 為什麼要做這件事？原因為何？
Who 由誰來執行？
What 做什麼？
Where 在哪裡進行？地點？
When 什麼時間執行？完成時間？
How 如何執行？
5W1H的好處是，你可以很快的讓老闆了解事情的全貌，他不是只有聽到片面，這樣他就可以在第一時間用經驗來判斷，你報告的事情有哪些地方需要做調整。
舉例來說，公司下個月要舉行一場電影包場的公關活動，距離舉辦時間還有三十天。你是負責人，老闆在電梯裡遇到你，問你這件事辦的如何？根據5W1H的架構，你可以這樣說：
「我們這次包場的電影，是一個得過獎的紀錄片導演新作，內容是在拍攝台灣傳統藝術的傳承。一方面我們藉由觀賞這部電影，讓公司同事和來賓有人文素養；另一方面藉由導演名氣，可以讓公司形象加分。」Why、What
「這次活動已訂好下月15號在松山文創園區的電影院舉辦。目前已經讓業務同仁去邀約客戶，預計下個月初就會確認要來參加的客戶，目標是200位。」When、Where、Who
「我昨天已聯繫了電影公司，他們會安排導演和電影主角出席當天的電影欣賞會。下週我也會發出邀請函，邀請新聞媒體到場採訪，預計邀約二十家，媒體的邀約名單我會在半小時內email給您，看名單是否需要調整？」How
5W1H可以讓老闆快速地了解事情，掌握相關資訊，以利老闆進一步指示。重點是，你說完以上那段話，根本花不到一分鐘。
PDCA
Plan 計畫
Do 執行
Check 檢核
Action 行動
PDCA是一個非常實用的表達工具，無論是行銷活動、業績報告、甚至是個人的工作發展都可以用。
到了月底，主管常會希望員工能主動向他匯報工作，若你進了主管的門，可以在三分鐘內，讓主管知道你下個月的計劃與行動步驟，相信主管會非常欣賞你的。
舉例來說，業務小莉打算跟主管報告下個月的工作規劃，她就可以使用PDCA在短時間內說明完畢。
「報告主管，我下個月原本的業績目標是100萬，但上個月因為疫情影響，業績差距還有10萬要補足，所以我打算下個月要做到110萬業績。」Plan
「我的執行方案分為三個方向，第一是追蹤上個月漏掉的案子共50萬。第二是穩固當月本來要進行的專案，共80萬。第三是開發新的客戶，目標20萬。加總起來，不但會達成下月的業績數字，還會超前年度的業績目標。」Do
「為了確保下個月業績能達標，我會在每個星期五檢視是否已達成當周業績進度。」Check
「假如執行的過程沒有出現問題，我每週只告訴您最後的結果。若中間產生偏差，我將隨時向您報告，尋求您的支援，並及時調整努力的方向。」Action
PDCA這種表達結構，可以清楚報告你的計畫、執行方式和如何具體修正與調整，是大部分主管喜歡聽到的一種報告方式。
CIS
Cause 根本原因
Impact 影響所及
Solution 解決方案
CIS是科學園區裡許多公司，最常使用的一種回報問題的表達格式，因為工作不是只有計劃與執行要說明，許多時候是要面對問題與怎麼解決它。
職場上，我們的工作多多少少都會遇到狀況，此時不能只帶著問題去找主管，而是要想好解決方案，再請主管裁示，此時CIS就是一個很好用的表達方式。
舉例來說，業務助理小雪負責印製公司的行銷活動入場券，卻在拿到票券成品時，發現活動的日期印錯了。一星期後活動就要舉辦，若發包重印，可能會影響客戶拿到入場券的時間。
所以當老闆到小雪面前找她興師問罪時，她就可以在自己的座位上，運用CIS向老闆解釋並提出解決方案，而且花不到一分鐘。
「我因為使用舊檔案修改，沒有留意到票券日期，校稿時也沒發現，這是我的疏失，我保證以後不會再犯。」Cause
「本來想要重印，但估計時間上不允許。而且公司業務也都答應了客戶，要在明後天拿給他們，我不想讓他們失信於客戶。」Impact
「我的解決方法是，用日期貼紙來覆蓋。我自己花一個小時，就可以印完貼紙。然後請業務幫忙貼，這樣只要花半個工作天，就可以解決這件事，將影響降到最低。老闆，你覺得呢？」Solution
CIS 能在短時間內讓老闆知道事情的來龍去脈，以及事情為何會發生。
當然最重要的是，讓老闆知道你已有了解決方案，而不是把問題丟給他。這樣除了能讓老闆知道你的應變能力外，也可以讓他針對你提出的方案給指示，他就不會停留在生氣的情緒裡了。
幫老闆總結
最後，有一個秘密要跟大家說，那就是跟老闆開完會後，要記得幫老闆總結。
因為跟老闆報告或溝通，有些老闆可能會長篇大論，若老闆給了我們建議，你不確定你聽到的，跟老闆交代的是否一致？你就可以在談話最後，總結老闆所說的，讓老闆確認。
這樣做有兩個好處。
第一是確認自己的理解是否正確？若有遺漏，老闆會馬上糾正。
第二是人們都喜歡自己的話，有被人聽進去，你覆述老闆的說話重點，老闆會覺得有被尊重到。
總結的方式你可以這樣說：「老闆您剛才交代的事項，我快速重覆一遍，請您看看我的理解是否正確？第一是…，第二是…，第三是…。若沒有錯，我就立刻去做！」
表達力是職場競爭力，雖是老生長談，但知道的人卻不一定有做到。
尤其在高度競爭的時代，你的能力要如何被老闆看見，除了埋頭苦幹，每天跟老闆短短的溝通時間，就是老闆衡量你的重要時刻。
記住，千萬別用細微枝節去轟炸你的老闆，考驗他的耐心，學會每次溝通都簡潔表達，長久下來，你就會讓老闆留下深刻的印象！
